Che cos'è un server di stampa?
Le stampanti sono una delle periferiche più essenziali in qualsiasi ufficio o casa. Ci permettono di stampare documenti importanti, foto e altri materiali.
Si può dire che la maggior parte degli impiegati ha un rapporto di amore-odio con le stampanti, ma ciò che la maggior parte degli impiegati non sa è cosa succede dietro le quinte per consentire alle stampanti moderne di svolgere il loro lavoro. È qui che entrano in gioco i server di stampa.
Dai server di stampa Wi-Fi a quelli USB, dai server di stampa Windows a quelli Linux, esistono molte opzioni. Per questo è importante sapere cosa scegliere e come la tua azienda può sfruttarlo al meglio.
In questo post ti illustreremo tutto ciò che devi sapere sul server utilizzato per la tua suite di dispositivi di stampa e su come monitorarlo.
Che cos'è un server di stampa?
Un server di stampa è un dispositivo di rete o un'applicazione software che collega più stampanti a computer o più computer a una stampante. È un sostituto della stampa IP diretta nelle organizzazioni che hanno un'infrastruttura IT più complessa.
Un server di questo tipo non solo gestisce le richieste di stampa tra il dispositivo di stampa e il computer, ma gestisce anche i file nella coda di stampa, rendendo disponibili le informazioni sul loro stato agli amministratori di rete e agli utenti finali.
A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del numero di dispositivi e utenti finali, il server di stampa può essere un computer dedicato che gestisce centinaia di stampanti o un piccolo dispositivo simile a un hub di rete. Inoltre, alcune stampanti possono essere dotate di server integrati.
A cosa serve un server di stampa?
Un server di stampa organizza le stampanti in code, che vengono poi assegnate a computer specifici. In un ambiente Windows, ad esempio, quando si cerca di stampare un documento, il lavoro di stampa viene prima inviato al server di stampa, che poi lo inoltra alla stampante.
Il server gestisce anche l'ordine dei lavori di stampa, per cui se ci sono più utenti che cercano di stampare contemporaneamente, si assicura che ogni lavoro venga stampato nell'ordine in cui è stato ricevuto.
Un server di stampa può anche essere utilizzato per condividere una stampante con più computer. Questo è particolarmente utile nelle piccole aziende o negli uffici domestici, dove c'è una sola stampante ma più computer.
Le grandi organizzazioni hanno solitamente più server di stampa, ognuno dei quali gestisce un gruppo di stampanti. Ciò consente all'organizzazione di gestire meglio le stampanti e garantisce che, in caso di guasto di un server, gli altri possano comunque gestire i lavori di stampa.
Come funzionano i server di stampa?
I server di stampa accettano i lavori dai computer esistenti e li inviano alle stampanti disponibili. In questo modo, quando le richieste arrivano più rapidamente di quanto i dispositivi di stampa possano gestire o tutte insieme, il server mette in coda i compiti e può persino dare priorità a quelli ricevuti da utenti con privilegi più elevati.
A seconda di come sono configurati, i server di stampa possono anche ispezionare le code di stampa dei lavori che devono essere elaborati, nonché riordinare ed eliminare i lavori in attesa. Inoltre, possono eseguire attività di contabilità, come il conteggio delle pagine di un documento, o applicare regole e normative organizzative, come l'autenticazione degli utenti, le quote di stampa a colori o la filigrana dei documenti.
Vantaggi dei server di stampa
A differenza della stampa IP diretta, che potrebbe non richiedere un server dedicato, la stampa in rete richiede prodotti hardware o software specifici che agiscono come server per la gamma di stampanti in sede o in rete.
I server di stampa offrono molteplici vantaggi che si aggiungono alle funzionalità delle stampanti di base del sistema operativo. Questi includono:
- Garantire una forma di controllo centralizzato sulle richieste di stampa dell'organizzazione, consentendo agli amministratori IT di monitorare lo stato della stampante, controllare le impostazioni di stampa e tenere il passo con gli aggiornamenti del software per garantire che i colli di bottiglia siano prevenuti o risolti prima che si aggravino.
- Applicare le autorizzazioni di stampa tra i dipendenti e i dispositivi client di un'azienda.
- Gestire i grandi volumi di stampa di un'organizzazione per garantire un'esperienza di stampa fluida agli utenti finali, riducendo così il volume di lavoro associato ai team IT.
- Consentire la verifica e la creazione di report, mostrando come vengono utilizzate le risorse di un'organizzazione e se i criteri di stampa vengono rispettati.
- Offrire scalabilità. Mentre la stampa diretta non è scalabile, i server di stampa aiutano a tenere il passo con la crescita dell'azienda, consentendo di aggiungere ed eliminare nuovi utenti, aggiornare le autorizzazioni di stampa e gestire un carico di stampa maggiore che può essere diretto verso una singola stampante.
Vantaggi dei server di stampa rispetto alla stampa IP diretta
La differenza tra un server di stampa e la stampa IP diretta è che il primo utilizza un dispositivo o un software intermedio per gestire i lavori di stampa, mentre il secondo non lo fa. La stampa IP diretta è il modo più semplice di stampare, in quanto non richiede alcun passaggio aggiuntivo. È sufficiente collegare la stampante alla rete e configurarla con un indirizzo IP.
Tuttavia, i rischi di sicurezza sono più elevati e non esiste una forma di gestione centralizzata, che potrebbe diventare un problema con la crescita dell'azienda. D'altro canto, i server di stampa offrono una serie di vantaggi, in quanto consentono di gestire le stampanti in modo più efficiente, garantendo al contempo un livello di sicurezza più elevato. Per questo motivo, in molte organizzazioni i server di stampa vengono utilizzati anche per supportare i protocolli di stampa standard del settore.
Quali tipi di server di stampa esistono?
Server di stampa wireless/Wi-Fi
Un server di stampa wireless è un dispositivo fisico che collega la stampante alla rete senza l'uso di cavi. Di solito si collega alla porta USB della stampante. I server di stampa wireless sono consigliati nei casi in cui non si può o non si vuole far passare i cavi in ufficio o a casa. Sono perfetti anche per i luoghi in cui più persone hanno bisogno di stampare da dispositivi diversi, in quanto consentono agli utenti di condividere una stampante in modalità wireless.
Server di stampa Ethernet
Un server di stampa Ethernet è un dispositivo fisico che utilizza cavi per collegare la stampante alla rete. Si collega a una presa elettrica e dispone di una o più porte che possono essere utilizzate per collegare la stampante tramite un cavo Ethernet. I server di stampa Ethernet sono consigliati nei casi in cui si voglia garantire una connessione più veloce e affidabile tra la stampante e la rete.
Server di stampa software
Un server di stampa software è un programma che viene installato su un computer e gli consente di fungere da server per una o più stampanti. I server di stampa software sono consigliati nei casi in cui si voglia utilizzare un computer esistente come server per la stampante o le stampanti.
Server di stampa Windows
Un server di stampa Windows è un computer con sistema operativo Windows che fornisce agli utenti i driver di stampa necessari. Offre anche altri servizi, proteggendo e controllando l'accesso alle stampanti.
Server di stampa Linux
Con CUPS (Common UNIX Printing System), un sistema di stampa modulare open source, i computer Linux possono essere trasformati in server di stampa. Un server di stampa Linux accetta i lavori di stampa dai terminali utente, li elabora e si assicura che vengano inviati a una stampante disponibile.
Server di stampa cloud
Un server di stampa cloud collega diversi tipi di terminali, dai dispositivi mobili ai laptop e dalle workstation alle stampanti, attraverso il cloud, eliminando la necessità di driver di stampa e altri dispositivi.
Server di stampa virtuale
Con un server di stampa virtuale, il software del server viene eseguito su un server fisico esistente o in una macchina virtuale. Poiché i server virtuali sono facili da implementare, possono essere facilmente scalati per gestire volumi di stampa elevati. Ciò consente una gestione efficiente e flessibile della stampa negli ambienti di rete, dai piccoli uffici alle grandi aziende.
Come posso trovare il server di stampa migliore per le mie esigenze?
La scelta del server di stampa più adatto alle tue esigenze dipende da alcuni fattori, come il tipo di stampante che hai, il numero di stampanti che devi collegare, il numero di utenti che devono stampare e il tuo budget.
Se hai una sola stampante che deve essere condivisa tra poche persone in ufficio o a casa, un server di stampa wireless o Ethernet dovrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se hai più stampanti che devono essere condivise da molte persone, potresti prendere in considerazione un server di stampa cloud.
È inoltre necessario conoscere il tipo di stampanti di cui si dispone. Alcuni server di stampa sono progettati per tipi specifici di stampanti, come quelle laser o a getto d'inchiostro.
Se hai molti utenti che devono stampare, avrai bisogno di un server di stampa in grado di gestire un numero elevato di richieste di stampa. Inoltre, i server di stampa possono variare notevolmente di prezzo, per cui è importante trovarne uno adatto al proprio budget.
Perché monitorare i server di stampa nella rete
Il monitoraggio dei server di stampa è fondamentale perché aiuta a garantire ai dipendenti di un'organizzazione un'esperienza efficiente e senza intoppi. Tracciando i lavori esistenti in tempo reale e sfruttando i vantaggi dell'accesso ai rapporti, gli amministratori possono identificare i colli di bottiglia prima che si aggravino.
Inoltre, il monitoraggio dei server di stampa consente agli amministratori di tenere traccia di diversi registri, come il numero di lavori di stampa, le code e i potenziali errori. Inoltre, aiuta le organizzazioni a tenere traccia dei materiali di consumo, a verificare se i livelli di toner e carta rientrano nei parametri concordati e se il dispositivo è difettoso.
Anche se i produttori di stampanti spesso forniscono i propri strumenti di monitoraggio, è più facile includere i server di stampa nel monitoraggio generale dei server. Checkmk, ad esempio, supporta la maggior parte dei server di stampa di rete, consentendo di monitorare tutte le metriche e le attività.
Per concludere
Molti amministratori di sistema si affidano ai server di stampa per proteggere le loro organizzazioni da errori di stampa e colli di bottiglia. A differenza della stampa IP diretta alle stampanti locali, i server di stampa aiutano a conservare le risorse e consentono una gestione efficiente del parco stampanti e dei lavori di stampa di un'organizzazione.
Accodando e dando priorità ai lavori e monitorando i lavori e i materiali di consumo, i server di stampa riducono la frustrazione degli utenti e assicurano un funzionamento regolare.
Per ottenere il massimo dai server di stampa, gli amministratori di sistema devono non solo scegliere il server giusto per il lavoro da svolgere, ma anche monitorare il server e la stampante per assicurarsi che siano funzionanti.