Conferenza Checkmk #7: Uno sguardo dietro le quinte

All'inizio di quest'anno abbiamo dovuto farci una domanda: Dopo il 2020, la Checkmk Conference #7 dovrà essere ancora una volta un evento puramente online o un evento ibrido? Poiché all'epoca la Germania era ancora nel bel mezzo della seconda ondata del Coronavirus e non era possibile prevedere i futuri sviluppi, abbiamo deciso per la prima opzione: La Checkmk Conference #7 si sarebbe nuovamente (dovuta) tenere come evento interamente virtuale. Quest'anno, però, abbiamo potuto contare sull'esperienza dell'anno precedente, al momento di dover convertire la Checkmk Conference #6 in una conferenza online con breve preavviso.

Ad ogni modo, un evento totalmente online non è necessariamente uno svantaggio. L'aspetto positivo è che permette a tutti di partecipare alla conferenza comodamente da casa, eliminando la necessità di viaggiare. Allocando il programma principale della conferenza nel pomeriggio, abbiamo voluto anche rendere più interessante e fruibile l'evento per chiunque vivesse in fusi orari americani. Ma non ci aspettavamo un tale numero di partecipanti: abbiamo registrato oltre 980 iscrizioni, di cui 361 con pacchetti a pagamento e 618 con biglietti gratuiti. Molto più di quanto avessimo previsto. Per confronto, alla conferenza dell’anno scorso avevano partecipato poco più di 220 persone.

Per quanto felici della grande richiesta, ciò ha comportato anche un aumento del lavoro per il team organizzativo: ad esempio, è stato necessario riordinare i gadget per far sì che tutti i partecipanti che avevano prenotato un pacchetto per la conferenza ricevessero in tempo le loro "goodie bag". Le magliette per la conferenza sono diventate un'urgenza: dovevano essere della taglia giusta, in grande quantità ed è stato necessario anche tenere conto dei tempi di consegna più lunghi del fornitore. Inoltre, abbiamo dovuto assicurarci che i pacchetti di gadget inviati negli Stati Uniti o in Australia arrivassero in tempo, prima dell'inizio ufficiale della conferenza.

Un altro tema critico è stata la gestione tecnica della conferenza. L'anno scorso abbiamo usato una combinazione di Zoom e BigMarker come piattaforme per la conferenza virtuale, quest'anno abbiamo deciso di usare una configurazione diversa. Abbiamo utilizzato nuovamente Zoom per i sei workshop che si sono svolti in ciascun giorno della conferenza, mentre per le sessioni tecniche e gli interventi sul palco principale, aperti a tutti, abbiamo optato per uno streaming su YouTube.

A questo punto, è rimasta aperta la questione di come coinvolgere attivamente i partecipanti e far sentire la loro voce. Dopo tutto, abbiamo sempre permesso ai partecipanti di influenzare l'ulteriore sviluppo di Checkmk: hanno sempre espresso una votazione sulle funzioni pianificate, che ci ha permesso di orientare lo sviluppo tenendo conto dei desideri e delle esigenze dei nostri utenti. Abbiamo quindi scelto Slido, un tool che non solo consente di votare, ma anche di porre domande ai partecipanti.

Abbiamo quindi implementato il live stream di YouTube e Slido su un sito web apposito per la conferenza. Sul sito è stata anche integrata una chat, in modo che tutti potessero scambiarsi informazioni tra loro.

I partecipanti che hanno prenotato almeno un pacchetto Basic, hanno avuto anche l'opportunità di scambiare informazioni sulla conferenza, su Checkmk, di porre domande tecniche e così via con il team di tribe29, e con altri utenti di Checkmk attraverso una serie di canali Slack.

Durante i due giorni dell'evento, siamo quindi riusciti a favorire un vivace scambio di informazioni. In totale, i partecipanti hanno posto 272 domande durante le presentazioni su Slido, per esempio. Nella sessione tecnica, accessibile solo ai partecipanti paganti, sono state poste 81 domande. Dopo ogni presentazione, c'è stata anche l'opportunità di partecipare a un Q&A con il team di tribe29 via Slack per approfondire l'argomento.

Ma non ci siamo limitati a cambiare l'impostazione tecnica della conferenza, abbiamo anche aggiornato il nostro studio: quest'anno, comprendeva sette telecamere. Tuttavia, questo allestimento più elaborato ha portato a un altro problema: la stanza che volevamo utilizzare come studio video per la conferenza era troppo piccola per poter soddisfare i requisiti dettati dal Coronavirus, per tutte le persone necessarie. Dopotutto, oltre ai due o tre relatori sul palco, regia del suono e delle telecamere dovevano essere realizzate dietro le quinte. Fortunatamente, siamo riusciti a trovare una stanza sufficientemente grande nell'attico di Kellerstraße 29. Tutto quello che abbiamo dovuto fare, è stato trasferire la sala nell'appartamento di Kellerstraße, e allestirlo.

Più il giorno dell'avvio della conferenza si avvicinava, più i partecipanti hanno continuato a registrarsi, più è aumentata l'ansia da parte nostra: Lo stack e il server web riusciranno a far fronte al gran numero di partecipanti? Cosa faremo se una qualcosa si guasta? Abbiamo fatto molti test in anticipo, ma naturalmente rimane sempre certo livello di rischio. Adesso, ad evento concluso, possiamo dire che tutti i nostri timori si sono rivelati infondati. La conferenza si è svolta senza problemi. Il primo giorno abbiamo registrato un picco di oltre 400 persone. Il secondo giorno, è stato raggiunto un picco di oltre 350 persone, per le dirette streaming. I partecipanti non solo hanno ascoltato le presentazioni, ma hanno anche posto attivamente le loro domande e votato nei nostri sondaggi sui futuri sviluppi di Checkmk via Slido. Parallelamente, hanno commentato le presentazioni nella chat.

La Fireside Chat ha concluso la prima giornata dell'evento. Il fondatore di tribe29 Mathias Kettner, il CEO Jan Justus e Lars Michelsen, responsabile dello sviluppo, hanno parlato durante la Fireside Chat di vari argomenti relativi a Checkmk, in un'atmosfera rilassata e davanti a una birra, con gli ospiti collegati via Zoom. Chi ne aesse voglia, ha potuto anche partecipare all'after-party via Zoom: non sostituisce lo scambio personale e il social networking di un evento faccia a faccia, ma è pur sempre qualcosa.

Dopo due giorni di conferenza, anche le conclusioni del nostro CEO Jan Justus sono state positive. Sebbene sia difficile costruire un rapporto con i partecipanti solo attraverso le telecamere, siamo comunque soddisfatti che ci sia stata una forte interazione sui vari canali disponibili durante l'intero evento: anche quest'anno siamo rimasti positivamente sorpresi dagli scambi con e tra tutti i partecipanti. Il nostro obiettivo è però che la Checkmk Conference #8 del prossimo anno sia di nuovo un evento in presenza, perché la nostra conferenza si basa sul contatto personale con i nostri utenti.