Conferenza Checkmk #6: Sfida accettata

È possibile organizzare una conferenza online con quasi 300 partecipanti in meno di 4 settimane? È possibile trasferire un evento tradizionale di successo da un hotel per conferenze al vostro browser web? Sì, è possibile! Ecco uno sguardo dietro le quinte e un resoconto dal punto di vista di un partecipante.

Devo ammettere che mi è dispiaciuto molto sapere che la sesta conferenza Checkmk di Monaco è stata annullata a causa del Coronavirus. Non vedevo l'ora di viaggiare verso sud e di passare del tempo con gli sviluppatori, i consulenti e gli utenti di Checkmk. Beh, lo stesso vale per tutti gli altri, compresi gli organizzatori che ora hanno dovuto escogitare un piano B. Ecco cosa è successo prima e durante il 28 e 29 aprile 2020 - online e offline.

Abbiamo un piano!

Come organizzare una conferenza online? Beh, quasi come qualsiasi altra conferenza, solo che invece di prenotare un hotel, un luogo per l'evento sociale, un servizio di catering, ecc. si inizia a cercare il software e l'hardware più adatto alle proprie esigenze.

Cominciamo dal software: vuoi qualcosa di diverso da Zoom, Jitsi o Google Hangouts. Tutti conoscono queste piattaforme e la maggior parte di noi tecnici è annoiata da tutte quelle riunioni online, che sembrano tutte uguali. In secondo luogo, e questo è ancora più importante: vuoi una piattaforma che non richieda l'installazione di un'applicazione di terze parti e che funzioni in un browser web. Deve supportare:

• streaming,
• sondaggi,
• tracce parallele,
• passaggio tra le sessioni/canali,
• stanze per riunioni 1 a 1 e...
• controllo degli accessi.

L'ideale è un software che consenta agli utenti di verificare in anticipo i requisiti di sistema, ad esempio testando la velocità di download/upload, le impostazioni del firewall, il sistema operativo e il browser web, le impostazioni audio e video.

Ho parlato di hardware... Una conferenza dall'aspetto professionale non si limita alle presentazioni con la propria webcam. Dato che Mathias disponeva già di molte attrezzature, il team di tribe29 ha allestito il proprio "studio cinematografico" nell'ufficio di Monaco: tre telecamere, microfoni, luci, un vero e proprio palcoscenico - non è stato un problema. Solo allora il team si è reso conto però di aver bisogno di una macchina abbastanza potente per lavorare come server di streaming. Dal momento che l'acquisto di hardware in tempi di Coronavirus può essere un po' problematico, il team ha sacrificato il proprio gaming server, trasformandolo in un server di streaming.

Ci vuole una squadra

Gli organizzatori hanno lavorato quasi 24 ore su 24. Oltre a cancellare le prenotazioni esistenti, contattare tutti i partecipanti e invitarli nuovamente per l'evento online, hanno dovuto spedire più di 200 pacchetti di benvenuto (non è così facile quando gli uffici postali sono chiusi) e creare un nuovo sito web. Il team ha anche cercato strumenti per organizzare gli incontri one-to-one, una chat room generale e un modo per fornire numeri di accesso per i vari Paesi in modo che i partecipanti potessero ascoltare la traccia audio in inglese presentata da due interpreti professionisti.

Il team organizzativo è riuscito a inserire la maggior parte interventi previsti in un nuovo programma. Purtroppo, la giornata di workshop originariamente prevista per il 27 ha dovuto essere cancellata - si dovrà attendere il prossimo anno. In compenso, è stata prevista una nuova serie di sessioni "Ask me anything", per parlare di argomenti tecnici e dell'azienda.

Mentre il team di tribe29 era impegnato in alcuni preparativi dell'ultimo minuto il giorno prima della conferenza, diversi partecipanti si sono riuniti sul canale Slack per salutare, chiacchierare sulla nuova e strana situazione ed esternare la propria curiosità su questo nuovo format online. Si è scherzato su argomenti come il taglio dei capelli (o sulla loro mancanza), sulle bevande e la cioccolata fornite. In sintesi, si è creata un'atmosfera piuttosto piacevole sul canale, e sono stato felice di riconoscere alcuni volti amichevoli e di recuperare il contatto con molte persone.

E così è iniziata...

L'atrio della conferenza virtuale si è aperto presto la mattina seguente e, come nella vita reale, le persone si sono salutate, hanno sventolato alcune tazze di caffè virtuali e hanno scherzato sul fatto di aver fatto troppo tardi la sera prima. Poi all'improvviso sono arrivate le 9:30 e Mathias e Jan hanno aperto l'evento. Hanno parlato di ciò che è successo tra la conferenza dell'anno scorso e adesso, hanno condiviso una panoramica delle priorità di quest'anno e ci hanno spiegato come partecipare all'evento online.

La maggior parte degli interventi e delle discussioni si sono svolte senza problemi tecnici. Alcuni partecipanti hanno avuto problemi occasionali con l'audio ed altri hanno riferito che il trasferimento dal "palco" alle sessioni di "Domande e risposte" non ha funzionato. Ma alla fine, si è trattato comunque di un gran bell'evento!

291 persone hanno utilizzato il software della conferenza e i canali Slack. La maggior parte di nazionalità tedesca, ma vi sono stati anche partecipanti da Austria, Svizzera, Paesi Bassi, Svezia, Norvegia, Finlandia, Polonia, Slovenia, Ungheria, Romania, Repubblica Ceca e Stati Uniti.

Il lato "social"

Alcuni dei partecipanti hanno espresso quanto mancasse loro la socializzazione. Aver scherzato sui canali Slack ha comunque aiutato a mantenere positivo l'umore, c'è stato persino un thread "Share your food". Ma ammettiamolo: a tutti noi è mancato parlare di persona davanti a un caffè o a una birra.

Alcuni di noi si sono divertiti con una videochat il martedì sera, che Marsellus ha gentilmente organizzato e annunciato tramite il canale Slack generale. Tutti abbiamo partecipato insieme alle nostre bevande, ascoltando un po' di musica e chiacchierando del più e del meno. Ma lo confesso: sebbene sia stata una serata davvero piacevole, preferisco incontrarmi nella vita reale. L'anno prossimo, si spera.

Incontriamoci di nuovo!

La maggior parte delle persone con cui ho parlato durante o dopo la conferenza è rimasta piacevolmente colpita. Alcuni hanno persino detto di preferire la versione online perché avrebbe reso più facile fare delle domande. Altri hanno affermato di aver sentito la mancanza di una "vera" interazione. Ho anche scambiato impressioni con alcune persone, che mi hanno riferito che la conferenza online, per loro, era l'unico modo possibile per partecipare all'evento: non tutte le aziende possono infatti permettersi di inviare i propri dipendenti a un evento di due giorni in Germania.

L'unica vera lamentela che ho sentito è stata: "Peccato che mi sia dovuto occupare da solo del cibo e del caffè" 😉 Speriamo di incontrarci di nuovo l'anno prossimo. Per il momento: grazie di tutto!